Một số tiêu chí lựa chọn phần mềm ứng dụng có sẵn phục vụ công tác quản lý

               Hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin, chuyển đổi số thường bao gồm giải pháp phát triển phần mềm dùng riêng hoặc sử dụng phần mềm có sẵn (đóng gói). Ưu điểm của việc sử dụng phần mềm có sẵn là đơn vị khồng phải đầu tư, chi phí thấp, đáp ứng ngay nhu cầu và được hưởng các lợi ích từ nhà xuất chuyên nghiệp trong việc duy trì bảo trì, nâng cấp sản phẩm. Tuy nhiên, các cơ quan, đơn vị thường gặp khó khăn trong việc lựa chọn phẩm mềm có sẵn phù hợp cho mình. Từ góc độ người sử dụng, cơ quan, đơn vị có thể tham khảo những tiêu chí dưới đây khi lựa chọn phần mềm đóng gói để đảm bảo hiệu quả sử dụng.

Ảnh minh họa

    1. Phù hợp với mục đích, lĩnh vực và quy mô sử dụng

       Đây là tiêu chí đầu tiên các đơn vị cần quan tâm. Trên thị trường có thể có nhiều phần mềm có tên gọi hướng đến đáp ứng nhu cầu của cơ quan, tổ chức. Tìm phần mềm có sẵn để mua quyền sử dụng không phải là vấn đề khó, nhưng việc lựa chọn được phần mềm và dịch vụ kèm theo thỏa mãn nhu cầu cụ thể của đơn vị lại là vấn đề không đơn giản. Các đơn vị cần xuất phát từ lĩnh vực quản lý, đặc thù về tổ chức hoạt động, quản lý để khảo sát tính năng, chức năng của phần mềm khi lựa chọn phần mềm sử dụng. Cách tốt nhất là dùng thử sản phẩm để đánh giá mức độ đáp ứng, phù hợp, tính tiện ích của sản phẩm trước khi quyết định sử dụng.

        2. Dễ triển khai, tính tiện ích và thân thiện với người dùng

       Để phần mềm hỗ trợ hiệu quả phải có giao diện người dùng thân thiện, các tính năng được tổ chức hợp lý, sát quy trình, yêu cầu nghiệp vụ, dễ dàng tìm kiếm, ngôn ngữ giao diện dễ hiểu, tiếp cận thuận lợi. Một trong những yếu tố cần đặc biệt quan tâm là tính năng tiện ích, “thông minh” của phẩm mềm trong hỗ trợ công tác chuyên môn, nghiệp vụ, khả năng phát hiện và cảnh báo sai sót để đảm bảo hiệu suất sử dụng.

        3. Đảm bảo kết nối thông tin, dữ liệu với bên trong và bên ngoài theo yêu cầu quản lý

       Dữ liệu được xem là tài sản, việc khai thác hiệu quả tài sản này phụ thuộc vào khả năng kết nối, chia sẻ, tích hợp dữ liệu. Với hoạt động quản lý có sự liên kết thông tin từ nhiều người, nhiều tổ chức thì hệ thống thông tin phải đáp ứng yêu cầu kết nối, chia sẻ, tích hợp. Để kết nối đạt hiệu quả phải xuất phát từ yêu cầu, quy định trong nội bộ và của cơ quan có thẩm quyền.

        4. Bảo mật thông tin và đáp ứng các tiêu chuẩn an ninh thông tin

       Phần mềm quản lý đều nhằm phục vụ yêu cầu của đơn vị và cung cấp thông tin cho các cơ quan liên quan nên các đơn vị đều quan tâm đến khả năng đảm bảo an toàn, bảo mật dữ liệu. Bên cạnh giải pháp trong phát triển phần mềm, sao lưu, bảo mật dữ liệu, các đơn vị cần đảm bảo đồng bộ các giải pháp hạ tầng kỹ thuật, quy định về quản lý hệ thống thông tin trong nội bộ, nhất là khi triển khai hệ thống thông tin dùng chung trên diện rộng, có nhiều đơn vị tham gia.

        5. Dịch vụ bảo trì, hỗ trợ, nâng cấp sản phẩm

       Dịch vụ bảo trì, hỗ trợ sử dụng phần mềm là rất cần thiết, quyết định đến chất lượng ứng dụng công nghệ thông tin, chuyển đổi số. Các đơn vị cần khảo sát, đánh giá nội dung, chất lượng dịch vụ hỗ trợ cuare nhà sản xuất khi lựa chọn sử dụng phần mềm (dự kiến mua) có đáp ứng nhu cầu hay không.

        Đặc thù của phầm mềm quản lý là phải cập nhật, sửa đổi, bổ sung khi cơ chế quản lý thay đổi. Để đảm bảo yêu cầu này, các đơn vị khi lựa chọn phần mềm có sẵn, một trong những yếu tố các đơn vị cần quan tâm là bề dày kinh nghiệm trong lĩnh vực phần mềm mà đơn vị đang có nhu cầu; nên liên hệ trực tiếp với doanh nghiệp phát triển để được cam kết bảo trì, nâng cấp phần mềm định kỳ và theo cơ chế mới. Để đáp ứng yêu cầu bảo trì, mở rộng, kết nối, bổ sung trong quản lý, nhất là trong quản lý kinh tế, đơn vị cần quan tâm, đánh giá các nội dung, yêu tố cấu thành các chức năng thường thay đổi và cam kết của nhà sản xuất để đảm bảo điều chỉnh, bổ sung khi đánh giá lựa chọn phần mềm đóng gói.

        VCS Việt Nam mong rằng những nội dung trên giúp các đơn vị có thêm thông tin tham khảo khi lựa chọn phần mềm cơ sẵn phù hợp nhất cho công tác quản lý./. 

VCS Việt Nam